浅谈特色档案的收集 (蒋迎晖)

                     更新时间:2018-11-08  

所谓特色档案，是指那些能反映地方特色、文化特色、人物特色、历史事件特色、时代特色、民族特色等的档案资料。特色档案的收集，是档案馆一项十分重要的工作，其作用主要表现在以下两个方面。

一、丰富馆藏内容，优化馆藏结构 

目前，档案馆普遍存在着内容贫乏，结构不合理现象。从档案内容看，综合性的、方针政策性的档案较多，反映具体贯彻落实某项方针政策的、形象生动的、具有典型意义的档案偏少；反映宏观情况的档案较多，反映微观情况的档案偏少；反映政治运动、政务活动的档案较多，反映本地区社会经济生活、科技生产活动的档案偏少。从载体看，纸质的档案较多，其他特种载体的档案极少。由此可见，收集特色档案，丰富馆藏内容，优化馆藏结构是一项迫在眉睫的工作。

二、对历史负责，替未来着想

新中国成立五十年来，特别是改革开放二十多年来，各地在各个领域都取得了巨大的成就，从而也产生了不少具有浓郁地方特色的档案资料。它们有的反映了一个地区的发展历史，有的反映了一个地方的人文景观，有的反映了特定时期的重大事件，有的反映了体制改革中的首创事物等等。这些档案，最能记录和反映当地的经济、政治、文化、科技等方面的特色，是当地社会历史发展的缩影。收集和保管好特色档案，将为今后的工作提供经验和教训，为本地区的经济建设发挥重要的作用。因此，我们应本着对历史负责，替未来着想的态度，积极收集特色档案，为后人留下一笔宝贵的财富。

然而，特色档案的收集与正常的接收工作有所不同，前者较后者难度大，如何开展此项工作呢？笔者结合本馆的工作实践，谈几点粗浅的认识。

一、广泛宣传，深入调查

特色档案有其特殊性：一是它不像一般的文书档案、会计档案有规律可找；二是它的保管对象较为复杂，除了机关企事业单位外，还有其他组织和社会公民；三是它涉及的范围广，时间夸度大；四是它比较"隐蔽"，容易被人忽视。因此，我们在收集特色档案时，首先要做好宣传工作，可以采用下发通知、张贴布告、召开座谈会、通过新闻媒体宣传等形式，让全社会都了解并支持档案的收集工作。其次是深入进行调查，了解本地区范围内，发生过哪些重要事件，重大活动，有哪些单位和个人参与，出现过什么著名人物，新鲜事物等等。对于获得的信息线索，应做好记录，建立调查信息档案，在摸清情况的基础上，再科学地进行分析，确定收集内容，制订收集计划。

二、更新观念，主动出击

由于受传统观念的影响，档案部门存在着重保管轻收集的思想，认为只要把馆藏档案保管好就是了，对于收集问题，抱着你愿意交我接收，你不愿意交我就算的态度。结果接收进馆的大多数是利用价值不高的文书档案，很少有人将特色档案移交给档案馆。可是，在竞争激烈的市场经济下，档案部门再也不能坐等上门了，应该改变以往自我封闭，因循守旧的陈旧观念，解放思想，更新观念，走出馆门，积极参与到社会实践中去，这样才能获得信息，收集到更有价值的特色档案。我馆今年重视了这方面的工作，把收集特色档案当作一项重要任务来抓，年初就制订收集计划，并将指标列入科室考核中。局馆领导十分重视，亲自出马；有关人员大胆工作，知难而上。在收集照片档案时，我们三番五次地上门走访，无数次电话联系，结果收获也不少，共收集到反映温岭地方特色的照片200来张，其内容主要有：各级领导人视察温岭、温岭市政建设、温岭风光、名特优产品、文化教育事业、工农业生产等方面。这些照片的收集进馆，大大提高了馆藏的含"金"量。

三、抓住重点，突出"精品"

作为一个综合性档案馆来说，馆藏档案除了普遍性以外，还应具有特色性，要拿得出自已的"拳头产品"。不然的话，你有我有他也有，反映不出地方特色。因此，我们要抓住本地"精品"，想方设方收集进馆。今年我市有些村已经开始实行土地股份合作制，这是深化农村改革中出现的一个新生事物，也是农业农村工作的一个重要组成部分。为了收集到这方面的档案资料，我们主动与主管部门农经委联系，并组织人员到试点村去走访。通过调查，我们觉得潘郎镇潘郎村和牧屿镇牧南村的经验比较典型。两村在第二轮土地承包工作中，以改革为动力，市场为取向，集体资产为纽带，股份合作为载体，对农村集体经济组织形式和集体土地经营方式改革进行了探索，建立了集体资产股份合作公司，不但稳定完善了土地承包关系，而且拓展了集体经济发展的新路子，为深化农村改革，加快农村现代化建设起到了积极的推动作用。他们的做法在全省尚属首家，而且公司的制度完善，材料齐全，很有保存价值，实属"精品"。于是，我们就同这两个村的干部及档案人员协商，将这些档案接收进馆。

四、及时收集，力求完整

档案的收集工作具有及时性特点，尤其是特色档案。如举办一次重大活动后，必定会留下许多相关的档案，而这些档案资料不一定集中在一个单位，也不一定保管在档案室里，有些可能分散在个人手中。这类档案，宜及时收集，以免散失。同时，我们在收集时应注重档案内容的完整性。温岭市2000年隆重举办了"千年曙光节"活动。活动规模之大，前所未有。参与单位之多：宣传部门、公安部门，交通部门、旅游部门、有关乡镇等；涉及内容之广：组织指挥、安全保卫、新闻报道、交通运输、观光旅游、文艺演出、焰火晚会等；参加人数之众：领导、记者、演员、观光者、工作人员……。像举办这样一次大型活动，形成的档案量多、面广，要想完整地收集，必须多方联系，并取得领导和有关人员的支持。为了做好这项工作，我们先后同市委办、宣传部、公安局等单位多次进行联系，向他们收集到国家领导人为曙光节题词九幅；《日出东海醉千年》作品汇集一本，VCD片一盒；活动方案及安全保卫措施材料一套；曙光节照片一组。这些资料集中起来，是一个有机的整体，较全面地反映了整个活动情况。

五、不拘一格，拓展来源

档案馆收集的档案主要来自以下四个档案源。1、现行机关档案源；2、撤销机关档案源；3、档案馆之间交接的档案；4、组织和个人保存的散失档案。作为特色档案的收集，除了前三者以外，更应注重收集组织和个人保存的散失档案。如历史档案、家谱、地方志、名特优产品档案等等。在收集的形式上，也应多种多样，除了正常渠道的接收外，必要时也可采用购买的方式。因为目前人们的档案意识还比较淡薄，有的人愿意将所藏的档案资料无偿损献，有的则较注重经济效益，尤其是比较珍贵的特色档案，开口要价不足为奇。为此，档案部门要有足够的思想准备，除了对档案持有人做耐心细致的思想工作外，必要时要化一定的经费去购买，确保特色档案的收集。

温岭市档案局 蒋迎晖