“异地查档 跨馆服务”工作指南

                     更新时间:2023-06-13  

根据浙档发[2013]30号、浙档发[2018]27号通知要求，本馆开展“异地查档、跨馆服务”工作。为了有效解决人民群众异地查档困难，更好地开展异地查档服务，特制定工作指南。

一、查档范围  

国家综合档案馆保存的涉及民生的档案，包括企业职工档案、婚姻登记档案、移民档案、知青档案、土地承包登记档案、山林承包登记档案。

二、服务对象和方式

1.我市居民可以向本馆提出申请，委托本馆代为查找浙江省及上海市、江苏省、安徽省及贵州省等地各县（市、区）及全国各地的综合档案馆保存的上述范围内档案。

2.在外人士可以向所属地的综合档案馆提出申请，委托所属地的综合档案馆代为查找本馆保存的上述范围内档案。

三、查档服务流程

（一）委托本馆代为查找异地档案的：

1.申请：利用者向本馆提出跨馆代查申请，井填写利用申请表；

2.审核：本馆检验利用者身份证件和相关手续，并告知查档程序和要求。

3.受理：本馆采集查档所需的基本信息，向承办档案馆发送查档请求。

4.承办：承办档案馆收到本馆的查档申请后，进行查找：查到档案后发送本馆，如未查到向本馆说明理由。

5.审定：本馆收到承办档案馆查档结果后，对档案进行最终核对审定。

6.反馈：本馆将所查档案交于利用者。如未查到，向其说明原因，并尽可能提供查询信息。

（二）委托异地档案馆代为查找本馆档案的：本馆收到异地档案馆发送的查档申请后，进行查档，并告知异地档案馆查档所需时间，查到档案后及时告知异地档案馆，并将档案发送给异地档案馆。如未查到，向异地档案馆说明原因。

四、查档须知

1.异地查档的手续，以受理档案馆查档利用制度和查阅相关手续为准。

2.异地查档结束一般在2个工作日内（不含邮寄时间）告知利用者，收到承办档案馆的档案复制件后，2天内通知利用者领取。

3.异地查档结果一般采用邮政挂号邮寄的方式传递，有可能造成利用者个人信息泄露等情况，利用者需签字同意。