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温岭市档案局关于档案登记备份工作细则解读

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根据中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的
通知》(浙委办[2009]140号)文件精神,浙江省自今年起在全省实施档案登记备份工作,在省、市、县
三级国家综合档案馆建立电子文件和数字档案登记备份中心。为确保我市档案登记备份工作顺利开展,
我市计划从今年起用三年时间完成登记备份中心建设,现将有关政策法规解读如下:

 

一、什么是档案登记备份工作?


  电子文件和数字档案登记备份工作(以下简称“档案登记备份工作”)是指由县级以上档案行政管理
部门和同级国家综合档案馆对本行政区域内形成的对国家和社会具有重要保存价值的电子文件和数字档
案,特别是重要民生领域、重点经济领域和重点建设项目等档案,进行登记备份,以实现档案证据锁定
和证据保全、档案信息安全保障和推动档案资源整合的功能,构建新形势要求的档案安全保障体系和档
案信息资源体系。

  二、开展档案登记备份工作的意义有哪些?

  1.可以有效保障档案(电子文件)的法律凭证价值。档案局(馆)以进馆登记备份档案为依据,作为
非利益相关的第三方,对档案的原始性、可靠性提供鉴证,为档案形成单位提供法律凭证。

  2.可以有效保障经济社会重要领域的档案(电子文件)安全。档案局(馆)利用备份数据,为档案备
份部门和单位提供档案数据恢复或可靠性认证服务。

  3.可以实现档案信息资源集约化管理,节约政府投资。通过档案登记备份工作,在各级国家综合档
案馆建立区域性电子文件和数字档案备份中心,发挥档案部门专业管理、专业服务的优势。

  4.可以强化对国家、社会重要档案资源的统筹监管。通过档案登记备份工作,构建对全社会重要档
案的有效监管体系和手段,加快档案信息资源整合步伐,提高档案信息资源为经济社会发展服务的能力。

  三、如何把握档案登记和备份两者的关系?

  1.登记是基础。登记备份中心通过登记、确认,确定备份单位和各单位备份的范围。登记属于行政
监管职能。

  2.备份属于档案管理工作职能,是信息化条件下保障档案安全的有效技术手段。

  3.一般先登记后备份,也可同步开展。登记单位的范围较大,一般定期开展,也可以通过在线平台
随时登记;而备份一般是在首次登记的基础上,掌握确定哪些档案需要备份。

  4.备份时应同步报送变更的登记信息。

  5.登记信息和备份数据互为基础,从而确保登记信息和备份数据的准确性。

  四、开展档案登记备份工作应遵循哪些原则?

  1.统一规划,分级管理。2.突出重点,统筹推进。3.安全保密,有效利用。

  五、登记备份的范围是什么?

  1.法定进馆单位的重要电子文件和数字档案。

  2.相关重点领域形成的重要电子文件和数字档案。主要是:

  ⑴涉及公共利益或者单位、个人权益的重要民生领域的档案。

  ⑵国有企事业单位形成的事关国计民生、具有重要法律凭证价值或现实查考价值的电子文件和数字
档案。

  ⑶重点建设项目领域。主要是县级以上重点建设项目单位在建设过程中形成的对国家和社会具有长
久保存价值的数字档案。

  ⑷在自愿基础上,对民营企业、其他社会组织和个人保存的重要电子文件和数字档案进行登记备份


  ⑸企事业单位和个人形成的对社会、企业和个人权益有重要凭证作用的传统载体档案。

  六、档案登记备份工作的主要任务是什么?

  1.建立各级档案登记备份中心。2.优先开展涉及民生的重要档案登记备份工作。3.抓好重点建设项
目档案登记备份工作。4.加强机关、团体、企事业单位数字档案室建设。5.积极引导国有企业、事业单
位和个人开展档案登记备份工作。

  七、档案登记备份工作的总体要求是什么?

  1.电子文件的登记备份与传统档案的登记备份相结合。2.档案登记备份与档案资源的共建共享相结
合。3.档案登记备份与档案信息化建设任务相结合。4.档案登记备份与进馆档案的移交工作相结合。5.
档案登记备份与档案基础业务规范化建设相结合。

  八、各单位常见的需要进行档案登记备份的数据形式有哪几种?

  1.电子业务数据。2.电子公文。3.档案数字化成果。4.传统档案的复印件及复制品。

  九、登记备份工作的程序是怎样的?

  1.电子数据

  ⑴填写材料,在移交档案登记备份数据前填写《电子文件和数字档案备份情况表》(附表1和附表2
)和《档案备份数据移交、接收检验表》(附表3)。 ⑵生成备份载体(包)。 ⑶报送与移交。 ⑷受理
、审核。⑸反馈。

  2.传统载体档案

  ⑴提出申请。填写《传统载体档案登记备份申请表》(限企业和个人,附表4)。 ⑵签订登记备份
协议(附件5)。 ⑶校对。 ⑷进馆登记备份。⑸备份档案复印件移交进馆。

  十、企业和个人档案登记备份的原则是什么?

  企业和个人档案登记备份应遵循企业自愿、注重实效、积极创新、逐步完善的原则。尤其是应遵循
企业和个人自愿原则,通过加大对档案登记备份工作的宣传力度,使企业和个人认识到档案登记备份工
作对维护保障企业和个人权益,降低企业经营风险,提高企业市场信誉的重要意义。同时,要加强安全
管理,除企业和个人自身外,对已登记备份的企业档案严格控制使用,不得损害企业和个人在商业秘密
、知识产权等方面的合法权益。

  十一、企业档案的备份范围是哪些?

  1.党群工作形成的文件材料。2.行政管理工作形成的文件材料。3.经营管理工作形成的文件材料。
4.会计工作形成的文件材料:会计凭证、会计账簿、财务报告及报表、其他文件材料。 5.职工个人
管理形成的文件材料。6.其他涉及企业主要业务、技术创新、企业权益或职工权益等方面的档案。

  十二、个人档案的备份范围是哪些?

  公民在社会活动中形成的对社会和个人具有保存价值的档案。

  十三、机关开展档案登记备份工作的原则和范围是什么?

  1.原则:遵循统筹协调、分步实施,突出重点、注重实效的原则。一是各机关要加强对档案登记备
份工作的组织领导;二是要把机关职能活动中形成的各类业务档案(电子文件)作为登记备份的重点;
三是要把现行电子业务数据作为档案登记备份的重点。

  2.范围:通常情况下,各行政机关属于进馆单位,列入必须登记备份的范围,而机关下属一些事业
单位产生的、涉及公共利益或民生权益的档案,也列入必须登记备份的范围。每个单位由于行使不同的
行政职能,由此产生的文件材料类型各不相同。根据档案登记备份工作的总体要求,各机关在推行档案
登记备份工作时,可参照如下要求具体确定档案登记备份的范围:第一类是综合机关;第二类是除综合
部门以外的各级党的机关、民主党派和群众团体;第三类是各级政府业务主管部门和涉民事业单位。

  十四、民生领域档案登记备份范围应如何确定?

  民生领域档案种类繁多,且分别由诸多的主管部门形成,但从档案产生的不同阶段及发挥的作用来
讲,大致可分三类:登记管理类、动态过程类和许可审批类。按此三类登记备份的范围大体包括:

  1.登记管理类:包括对各种登记(更正、注销)表、申请表等业务档案经数字化加工后形成的数据
库(包括目录数据库和全文数据库)信息,或经专门业务系统运行后生成的电子业务数据。

  2.动态过程类:包括在业务管理流程中形成的过程性数据或累积性、汇总性数据信息。

  3.许可审批类:包括各种许可材料、审批材料、有效证本等业务档案经数字化加工后形成的数据库
(包括目录数据库和全文数据库)信息,或经专门业务系统运行后的电子业务数据。

  以上第1、3类一般有对应纸质文件,但难以将这些数据从业务数据中有效区分,可对电子、纸质同
时进行备份。第2类一般只保存于业务系统中。为方便操作,电子业务数据一般 采取打包(导出)备
份的方式。

  十五、重点建设项目档案登记备份工作的原则和范围是什么?

  1.原则:总体规划、分级管理,突出重点、注重实效。2.范围:按照分级管理的原则,市档案登记
备份中心对市级政府投资的重点建设项目进行登记备份。

  十六、我市档案登记备份中心联系和咨询方式。

  1.温岭市档案登记备份中心联系人:金智智;联系电话:0576-86128331。

  2.档案登记备份的相关表格可在温岭档案网(http://www.wldaj.com)上查询和下载。

 

温岭市档案局          

2009年12月28日          

 

 


温岭市档案局(馆)主办,叶学政设计、制作

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