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台州市机关档案工作管理办法


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经台州市人民政府第十五次常务会议审议通过,1997年6月12日台州市人民政府第30号令发布,自发布之日起施行。    

第一章 总 则

   第一条 为了进一步提高机关档案工作水平,更好地开发档案信息资源,为社会主义现代化建设服务,根据《中华人民共和国档案法》及有关档案工作的方针、政策,结合本市实际,制定本办法。
   第二条 本办法适用于台州市市级、区级各国家机关、人民团体(以下统称机关)的档案管理工作。
   第三条 本办法所称的机关档案,是指各级机关在各项公务活动中直接形成的,对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
   第四条 台州市档案局是全市机关档案工作的行政主管部门,负责对全市的机关档案工作实行检查、监督和指导。
   第五条 机关档案工作是机关工作的重要组成部分,各级机关应遵循"统一领导,分级管理"的原则,把档案工作列入本机关的发展规划和年度计划,在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证。
   第六条 任何单位和个人都有维护档案完整和安全的义务,有权对违反档案管理法规的行为进行抵制和检举。

第二章 档案工作机构及职责

   第七条 各机关应建立与档案管理工作相适应的档案工作机构,配备专职或兼职档案工作人员,并保持相对稳定。
   第八条 各机关档案工作机构的主要职责是:
   (一)贯彻执行档案管理的法律、法规和方针政策,建立健全规章制度;
   (二)集中统一管理本机关的档案,为机关各项工作服务;
   (三)对所属单位的档案工作进行监督、检查和指导;
   (四)对本机关所属部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行指导;
   (五)办理其他有关的档案业务。
   第九条 各机关档案工作机构的业务工作受同级档案行政主管部门和上级业务主管部门的指导、监督、检查。
   第十条 档案工作人员必须执行党和国家有关档案工作的方针政策,努力钻研业务,不断提高档案的管理水平。
   第十一条 档案行政主管部门和档案工作人员所属的机关,应加强对档案工作人员的业务培训和考核,做好档案专业职务的评定和晋升工作。

第三章 文件材料的立卷归档

   第十二条 各机关应建立、健全各种文件材料的立卷归档制度。
   第十三条 凡属归档范围的各类文件材料,均由各机关文书或业务部门按下列规定进行整理、立卷:
   (一)各机关党群、政务、业务工作等方面产生的各类文件,可按年度结合问题、责任者、文件名称、时间等主要特征立卷;
   (二)基本建设包括设备仪器方面的文件材料按项目、型号分别立卷;
   (三) 会计材料按形式结合年度立卷;
   (四)照片、录音、录像等非纸质载体的文件材料,一般按类别、时间、专题立卷。
   第十四条 各机关文书或业务部门立卷完毕后,应定期向本机关档案机构归档,由档案机构实行集中统一管理,任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档。
   第十五条 各类材料的归档时间按下列规定执行:
   (一)各机关党群、政务、业务工作等方面形成的文件材料,于次年的6月底前向档案机构移交归档;
   (二)基本建设包括设备仪器或其他项目的文件材料,在完工或告一段落时即向档案机构归档;
   (三)会计档案在会计年度终了后,由本单位财务会计部门保管一年。期满之后,由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。
   第十六条 国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档。
   第十七条 各机关档案机构接收的档案,应符合下列要求:
   (一)归档的文件材料齐全、完整、规范;
   (二)归档的文件材料,保持它们之间的历史联系,区分价值,分类科学,组卷合理,案卷标题简明确切,便于保管和利用;
   (三)案卷质量符合国家规定的有关标准。
   第十八条 各机关文书或业务部门向本机关档案机构移交档案时,交接双方应根据移交目录清点核对,并履行签字手续。

第四章 档案的管理

   第十九条 各机关应建立、健全档案管理的整理、保管、鉴定、统计及利用效果登记等项管理制度。对所藏档案应全部整理,按标准化、规范化的要求,系统排列、编目,逐步实现档案管理的现代化。
   第二十条 各机关的档案机构对本机关在工作中形成的全部档案,应在业务或文书部门立卷的基础上,按照下列要求进行管理:
   (一)一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗;
   (二)根据档案内容和载体的不同和本机关实际情况,制定统一的分类方案;
   (三)以全宗为单位,按不同门类、载体和不同保管期限分类排列;
   (四)以案卷的排列顺序编制卷号;
   (五)其他档案业务方面的要求。
   第二十一条 各机关档案机构在档案整理过程中,应建立全宗卷,并将立卷说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等材料放入全宗卷。
   第二十二条 各机关应根据保存档案资料的数量,制订保管措施,落实必需的档案保管设施,并符合下列要求:
   (一)有专用档案库房和装具,做到库房、办公、阅览分开;
   (二)库房要符合国家标准和要求,并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施;
   (三)根据工作需要配置电子计算机等其他档案管理设施。
   第二十三条 各机关应加强对档案的保护工作。对已破损、褪色、霉变的档案,应及时进行修复或复制;对重点和珍贵档案,应有良好的保护设施和应急措施。
   第二十四条 各机关的档案机构应根据国家有关规定,编制本机关或本专业系统的档案材料保管期限表,经本机关领导人批准后执行,并报同级档案行政主管部门备案。
   第二十五条 各机关应建立由机关领导、部门领导和档案工作人员组成的档案鉴定小组,负责对所保管的档案进行鉴定。需销毁的档案经鉴定小组批准后,由两人在指定地点监销,并在销毁清册上签字。
   第二十六条 各机关应将档案管理现代化纳入机关办公自动化系统,同步发展。

第五章 档案的利用

   第二十七条 各机关档案机构应编制必要的检索工具;档案工作人员必须熟悉所藏档案、资料,积极为机关工作服务。
   第二十八条 各机关档案开发利用,可以采取以下几种形式:
   (一)在机关内部实行档案开架阅览,并办理相应借阅手续;
   (二)编制并交流档案目录;
   (三)对档案进行第二、第三次信息加工。

第六章 档案的移交

   第二十九条 各机关应当按照国家有关移交档案的范围和年限的规定,以及有关档案馆接收的要求,统一向本级档案馆移交有关档案资料。
   第三十条 各机关应将保存在本机关的永久、长期的档案定期(一般为10年)向本级档案馆移交,同时一并移交案卷目录和有关的检索工具、参考资料。
   第三十一条 机关撤销或合并后,必须将本机关的全部档案材料进行整理,不得分散,并按下列办法处理:
   (一)机构改革中被撤销的机关单位(包括临时机构),其档案按要求进行整理后,向本级档案馆移交;
   (二)两个或两个以上机关单位合并组成新的机关单位时,原机关的档案应及时向本级档案馆移交;
   (三)一个机关单位分解成两个以上的机关单位时,其档案按撤销机关单位处理;
   (四)机关单位仍保留,但其职责或业务范围发生变动时,原来形成的档案由该机关单位继续保存;
   (五)机关撤销或合并时,没有处理完毕的文件材料,可以移交给新的机关继续处理,并作为新的机关的档案加以保存;
   (六)机关单位主要职能没有改变,只是规格变动或委托归口代管的,其档案仍由该机关单位管理。
   第三十二条 经同级档案行政主管部门同意,下列档案可以延期或提前向档案馆移交:
   (一)专业性较强的;
   (二)需要保密的;
   (三)保管条件差,危及档案安全的;
   (四)其他可能导致档案严重损坏或不安全的。

第七章 奖励和处罚

   第三十三条 各机关和档案行政主管部门对在机关档案管理工作中成绩显著或作出突出贡献的单位或个人,应给予表彰或奖励。
   第三十四条 对有下列行为之一的单位或个人,档案行政主管部门可以给予通报批评,责令其限期改正,并根据情节轻重,建议直接责任人所在单位对其给予行政处分;造成损失的按有关规定赔偿:
   (一)未建立档案工作或档案管理制度的;
   (二)档案管理制度不健全或执行制度不严,可能造成档案损毁的;
   (三)档案保管条件差,危及档案安全的;
   (四)发现档案破损、变质,下落不明或泄密等情况,未及时采取有效措施的;
   (五)拒不向本机关档案机构移交应当立卷归档的各类文件材料的;
   (六)不按规定向档案馆移交档案的;
   (七)在保管或利用档案中涂改、撕毁、丢失档案的;
   (八)未经批准同意,擅自销毁档案的;
   (九)未经批准同意,擅自提供、抄录、公布应当保密的档案的。
   第三十五条 工商行政管理机关对倒卖档案牟利或者私自将档案卖给、赠送给外国人的,可以没收非法所得,处500元以上10000元以下罚款,并可建议直接责任人所在单位对其给予行政处分。造成泄密的,由有关部门依据《中华人民共和国保守国家秘密法》进行处罚。
   第三十六条 海关对私自携带、运输或者邮寄属于国家所有的档案,属于集体或个人所有的对国家和社会有保存价值的或者应当保密的档案,以及这些档案的复制件出境的,依照《中华人民共和国海关法》的有关规定给予行政处罚。
   第三十七条 对具有《中华人民共和国档案法》第二十四条所列行为,情节严重,构成犯罪的,由司法机关依法追究其刑事责任。

第八章 附则

   第三十八条 各县(市)可以参照本办法执行。
   第三十九条 本办法由台州市人民政府法制局负责解释,具体应用问题由台州市档案局负责解释。
   第四十条 本办法自发布之日起施行。

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