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温岭市学校档案管理暂行办法


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(2003年5月14日)    

第一章 总 则

第一条 为了加强全市学校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案的作用,更好地为教育、教学工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》的规定制订本办法。

第二条 本办法所称的学校档案,是指学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保管价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 学校档案工作是学校的一项重要基础工作。各校必须把档案工作纳入学校的整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。

第二章 领导体制和机构设置

第四条 学校档案工作由市级教育行政管理部门和档案行政管理部门领导,业务上受上级主管部门和市档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第五条 各校应确定一名校长分管学校档案工作,并根据学校的实际情况建立综合档案室。

第六条 学校综合档案室的或档案人员的基本任务如下:

(一)贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,规划全校档案工作;

(二)制订本校关于档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况;

(三)负责本校文书、教学、科技、会计、特种载体、人事、实物档案的整理、鉴定、统计、保管、统计、利用和鉴定销毁工作。

(四)开展档案的开放和利用工作;

(五)负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源;

(六)督促、检查、指导学校各处、室等部门及有关人员做好各项文件材料的形成、积累和平时的立卷、归档工作。

(七)负责对全校兼职档案工作人员的业务培训;

(八)开展档案宣传工作和利用者教育活动;

第七条 学校各处室,必须有一人分管该处室的档案工作,并视情况可配备兼职人员,负责本处室档案的收集、整理和移交工作。

第三章 学校档案工作人员

第八条 学校档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守、遵守纪律,具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

第九条 综合档案室实行校长领导下的主任负责制(可由校长办公室主任兼任)。

第十条 学校档案工作人员属档案专业技术人员,按《档案专业人员职务试行条例》(职改字[1986]第39号),可实行专业技术职务聘任制。所有档案人员必须持证上岗,参加上岗培训。学校应保持档案工作人员的相对稳定以利于档案工作的发展和档案人员专业职务的聘任和晋升。学校档案工作人员在调资晋级或评奖时,应与教学人员和教学辅助人员等同等看待,并按国家有关规定享受相应的福利待遇。

第四章 经费、库房和设备

第十一条 学校档案工作所需经费,应单独立项,列入学校预算,统筹解决。学校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备,在其经费中给予支持。

第十二条 学校要尽可能为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像等特殊载体档案的,应尽可能设立专门防磁柜,并配备符合档案"六防"要求的保护设施。

第十三条 学校可有计划地为档案室配置复印、录音、照相、录像等设备与档案专用软件。逐步实施电子计算机管理与档案缩微化。

 

第五章 文件材料的归档、移交和接收工作

第十四条 学校应建立和完善归档制度,并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内,做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十五条 学校应将档案工作纳入学校工作的议事日程。纳入分管领导和档案人员工作职责,纳入教职员工职责范围和考核奖惩制度,做到各项工作与档案工作实行四同步,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十六条 学校对科研成果、设备开箱、基建工程等进行鉴定、验收时必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查,签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果。

第十七条 学校实行文件材料形成处室、课题组立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律,加以系统整理组卷,编排页号或件号,填写卷内目录,交本处室档案人员检查、装订后向学校档案室移交,档案室应指导立卷工作。

第十八条 归档的文件材料应质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。

第十九条 归档时间应按以下要求:

(一)学校各种文书档案按年度归档,应在次年6月底前归档

(二)教学档案按学年度归档,应在次学年寒假前归档;

(三)科研、基建等部门,应在项目完成后两个月内归档。

第二十条 凡由本校与其他单位分工协作完成的项目,由主办单位保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应将复制件送交协作单位保存。

第二十一条 学校档案由各校档案室永久保管。在国家需要时,或学校所存部分档案列入有关国家档案馆接收范围时,应向有关国家档案馆提供所需要部分档案原件或复制件。
学校分立或合并,其分设或合并前的档案,应本着集中保管、方便利用的原则,经协议由一校或合并后的学校档案室统一保存。有关学校在利用这部分档案时,应予优先照顾,并提供方便。

第二十二条 学校中的个人在其从事教学、科研、行政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向本校档案室移交,集中管理,任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,学校档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向本校档案室捐赠档案的,学校应予以奖励。

第二十三条 学校档案室要注意向校内外征集与本校有关的各种档案和资料。

第六章 档案管理

第二十四条 学校档案室要对档案进行分类、编号和排列,一旦确定。就不要随意变动。

(一)为保持学校内各种档案有机联系的整体。暂将学校档案分为六大类,即文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、特种载体、声像档案,人事档案。

(二)文书档案、教育、教学档案采取年度-保管期限-问题分类法。并逐步过渡到运用计算机采用国家规定《归档文件整理规则》进行整理。

(三)科技档案:基建档案以一个工程为单位按专业组织保管单位,一个工程的案卷编一个流水号;设备档案以一台设备型号为单位按结构组织保管单位,一台设备的案卷编一个流水号。

(四)会计档案采取年度一形式(报表、帐薄、凭证)一保管期限分类,一年编三个案卷流水号。

(五)特种载体档案采用年度载体各自按大流水编号。

(六)人事档案按国家规定,以一人一卷编号。

第二十五条 学校档案分为永久、长期、短期三个保管期限,各类档案材料的保管期划分后,要严格执行相应档案保管期限的规定。

第二十六条 学校档案室要对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案,应在征得有关部门同意,并造清册报经校鉴定领导小组领导批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
第二十七条 学校档案室应负责进行下列统计工作:

(一)对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计;

(二)按照有关规定,向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第二十八条 档案库房的技术管理工作,应有专人负责,建立和健全有关规章制度。

第二十九条 学校档案室应研究和改进档案保护技术。对已破损和字迹褪变的档案,应及时修复或复制。

第三十条 学校档案室应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查,遇有特殊情况,应立即向校领导报告,及时处理。

 

第七章 档案的利用与开放

 

第三十一条 学校档案室应按照规定向全校和社会开放档案。
开放档案,应遵循下列规定:

(一)凡持有合法证明的单位或个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅利用属开放范围的档案。

(二)利用者要求复制档案,一般由档案室负责办理,并按规定合理收费;

(三)港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案,须经有关主管部门介绍;

(四)外国机关或个人要求利用档案,应按国家有关规定办

(五)未经学校授权或上级主管机关批准,任何组织或个人无权公布档案。

第三十二条 学校应设立专门的阅览室,并提供档案目录(属于开放范围的)、全宗指南。

第三十三条 室藏档案属下列情况之一者不宜开放;

(一)涉及党和国家秘密的;

(二)涉及专利或技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成部门规定限制利用的。

第三十四条 对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案,须经档案负责人同意;涉及未公开的技术问题须经科研主管部门负责人同意,必要时要报请校领导审查批准。

第三十五条 学校综合档案室所保存的档案,主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时,应持介绍信,经综合档案室主任或校长办公室主任同意后,方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密,须经校领导批准。

第三十六条 学校档案室必须编制必要的检索工具。如果文书档案应采用新的整理立卷方法进行整理,应用计算机进行管理档案。

第三十七条 学校档案室应积极开展档案的编研工作。出版和公布档案,须经档案形成部门同意,并报请校领导批准。

第三十八条 对于重要的、珍贵的档案和资料,一般不得提供原件使用。如特殊需要,须经档案室领导批准。

第三十九条 学校档案室应采取多种形式,如举办档案展览、陈列等,积极开展档案法宣传工作。

 

第八章 考核、奖励与处罚

第四十条 学校档案室应建立检查、考核和评估制度,明确岗位职责。对优秀的工作人员和突出的服务成果、研究成果给予奖励。

第四十一条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚,并按有关规定建立备案制度。

第九章 附 则

第四十二条 本办法适用于全市各类学校。

第四十三条 学校根据本办法可制订具体的实施细则。

第四十四条 本办法由温岭市档案局负责解释。

第四十五条 本办法自发布之日起施行。

 

温岭市档案局

温岭市教育局

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