<%@ Language=JavaScript%> 温岭市机关电子文件归档管理暂行办法

 

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温岭市档案局

温岭市机关电子文件归档管理暂行办法 

  更新时间:2005-10-18   返回目录


   (2004年1月)

第一章   

第一条  为了加强对电子文件的归档管理,有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性,根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》,制定本办法。

第二条  本规定适用于本市各级机关,其他单位可结合实际参照执行。

第三条  基本术语解释

(一)电子文件:指在数字设备及环境中生成,以数码形成存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。主要有字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、数据库文件等(见附表一)。

(二)归档电子文件:指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

第四条  各级机关应明确职责,责任到人,做好电子文件的收集、整理、归档、保管和利用工作。

第五条  各级机关应有严格的电子文件管理制度和技术措施,确保其真实性、完整性和有效性。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性,移交前由形成部门负责,移交后由档案部门负责。

第二章  电子文件的归档

 

第六条  电子文件的归档范围、保管期限和密级的划分工作参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行。

第七条  文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向机关档案部门移交,机关档案部门定期将应归档的电子文件集中,拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。对于加密电子文件,则应在解密后再制作拷贝。

(一)存储归档电子文件的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

(二)归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

(三)存储电子文件的载体或装具上应贴有标签,标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等。如标注:006-2003.Y-T-103。其中006表示全宗号,2003表示年度,Y表示永久,T表示电子文件的类别号,103表示载体的序号。

(四)电子文件类别代码:T——文本文件;I——图像文件;G——图形文件;V——影像文件;A——声音文件;O——超媒体链结文件;P——程序文件;D——数据文件。

(五)特殊格式的电子文件,原则上应转换成通用格式的电子文件后再存储,如不能转换,应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

第八条  具有永久和长期保存价值的文本或图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件或缩微品等,归档时,应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品,并使两者建立互联。

第九条  归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应在内容、相关说明及描述上保持一致。

第十条  电子文件归档时应将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,并附《归档电子文件登记表》(见附录A和附录B)。

归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录A),以件为单位填写续页(见附录B)。

对需要长期保存的电子文件,应在每一个电子文件的载体中同时存在相应的机读目录。

 

第三章  归档电子文件的整理

第十一条  归档电子文件的整理按DA/T 22《归档文件整理规则》规定的要求进行,即以件为单位整理。

第十二条  同一全宗内的电子文件按照年度-保管期限-机构(问题)或保管期限-年度-机构(问题)等分类方案进行分类。

第十三条  按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。

第十四条  电子文件的著录参照纸质文件的著录规则进行著录,同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识(如电子文件的类别代码、存储路径、存储名称以及元数据等)。

利用量子档案管理系统进行档案管理的单位可添加一个“指针”字段,用该字段记录电子文件的存储路径和存储名称。

第十五条  将著录结果制成机读目录和纸质目录。

 

第四章  归档电子文件的移交和接收

第十六条  各单位的归档电子文件向市档案馆移交之前,交接双方均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验,合格率达到100%时方可进行交接。

检验项目如下:

1、载体有无划痕,是否清洁;

2、有无病毒;

3、核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续;

4、核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;

5、对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录C)的相应栏目。

第十七条  市档案馆按照要求检验项目对归档电子文件逐一验收,对检验不合格者,退回移交单位重新制作。

第十八条  市档案馆验收合格,交接双方共同完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录C)的填写、签字、盖章环节。登记表一式2份,一份交移交单位,一份由档案馆自存。

 

第五章  归档电子文件的保管

第十九条  归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外,还应符合下列条件:

1、归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

2、单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压。

3、存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离。

4、环境温度选定范围:17-20℃;相对湿度选定范围:35%-45%

第二十条  保证归档电子文件的有效性。

(一)归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容,应进行归档电子文件的载体转换工作,原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用,不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

(二)对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。

(三)对磁性载体上的归档电子文件,应每4年转存一次,原载体同时保留时间不少于4年。

 

第六章  归档电子文件的利用

第二十一条  归档电子文件的封存载体不要利用和外借,利用时应使用归档电子文件的复制件。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。

第二十二条  利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时,应遵守国家或部门有关保密的规定,有稳妥的安全保密措施。

第二十三条  利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

 

第七章  归档电子文件的销毁和统计

第二十四条  归档电子文件的鉴定销毁,参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行,且应在办理审批手续后实施。

第二十五条  属于保密范围的归档电子文件,如存储在不可擦除载体上,应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

第二十六条  档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

 

第八章   

第二十七条  本办法由温岭市档案局负责解释。

第二十八条  如国家或省有明确规定的,应以国家或省规定为准。

第二十九条  本规定自公布之日起执行。

(附件略)

二00四一月  

 

温岭市档案局(馆)主办,叶学政设计、制作

单位地址:浙江省温岭市人民东路258号行政中心大楼三楼

电子邮箱wlsdaj@tom.com