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温岭市档案局

温档【2011】37号

关于2011年度全市机关单位档案工作年检情况的通报

    更新时间:2012-1-15   返回目录


各镇(街道)、市直各单位、在温垂直管理各单位:

为进一步推进我市机关单位档案工作,根据市委办、市府办《关于开展机关档案年检活动的通知》(温市委办[2002]40号)、温岭市档案局《关于开展2011年度镇(街道)机关档案年检的通知》(温档[2011]18号)和《关于开展2011年度市直、垂管单位机关档案年检的通知》(温档[2011]19号)精神,市档案局于10月中旬开始开展档案年检工作。现将年检的有关情况通报如下:

一、基本情况
市档案局组成三个年检小组采用“一听、二看、三议、四反馈”的方法,对全市111个机关单位的年度档案工作进行检查打分。市档案局经综合评议,评出优秀单位 46个,良好单位37个,合格单位28个。从年检情况来看,各单位档案工作普遍得到加强,档案业务建设水平有新的提高。

1、档案工作环境不断优化。多数单位坚持依法治档,把档案工作纳入年度工作计划和议事日程,及时明确和调整档案分管领导和档案专(兼)职人员,建立健全了档案管理组织机构和网络,档案工作氛围日益浓厚。加强管理制度落实和档案经费投入,不断完善设施设备。泽国镇、城南镇、石桥头镇、建工局、行政执法局、慈善总会等单位进一步加强档案工作力度,档案管理水平有了较大幅度提高。

2、档案业务建设不断规范。有条件的单位都能建立综合档案室,各类档案由综合档案室集中统一管理程度有较大提高。大部分单位能认真贯彻落实《国家档案局8号令》,近3/4受检单位已报批并执行《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》,档案的收集、整理、利用水平较往年有所提升。财政局、交通局、坞根镇等单位对各类档案进行全面规范整理,通过了档案工作目标管理省级认定验收。

3、档案信息化程度不断提高。多数单位对档案信息化建设及档案登记备份工作认识统一,行动迅速,83%以上受检单位对室藏保管期限为永久、长期(30年)的文书档案进行数字化转换并按要求进行备份,工商局、环保局、法院、财政局、国土局等单位着手对利用率较高的业务档案进行了数字化转换并按要求进行备份。住房公积金管理中心、政协、教育局、民政局、人劳社保局下属的社保中心、卫生局下属的新型农村合作医疗管理中心等单位的电子业务数据向市档案馆进行了脱机备份,多数单位对电子公文进行物理归档并刻录成光盘进行备份。烟草专卖局开展省示范数字档案室创建工作,工商局、环保局、财政局、国土局、残联、电信公司、中国银行、人寿保险公司开展了省规范化数字档案室创建工作。

4、对下属单位的档案工作监督指导力度不断加大。国土资源局、公安局等市直机关单位、大多数镇(街道)在抓好自身档案业务建设的同时,重视对下属单位进行业务指导和监督管理,做到年初有部署、平时有指导、年终有考核,促进了基层档案工作的规范化建设。目前,国土资源局5个下属单位的档案工作目标管理通过了台州市级验收,全市行政村示范、规范化档案室建设和农民专业合作社档案规范化建设成效良好。

二、存在问题

通过此次年检,也发现了在档案工作中还存在一些不容忽视的问题,主要体现在以下几个方面:

1、重视程度不够均衡。少数单位领导对档案工作还不够重视,没有认真研究解决档案工作中的实际困难和问题,档案管理制度形同虚设,档案工作多年停滞不前。个别单位的档案员对本职工作不够积极主动,借工作忙为由,年度归档不及时,按照《档案法》规定6月底前应该完成的归档工作,一直拖到10月底,极个别单位甚至到年检时还没完成,拖拉现象比较严重。

2、档案收集不够齐全。少数单位还没有修订或没有认真执行经市档案局审批的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》,只重视红头文件收集,不重视帐外文件的收集。部分单位只是整理了文书档案,大量业务线文件材料还散放在相关科室自行保管。有不少单位的综合档案室缺少特种载体档案,如照片、光盘、实物等。

3、档案保管条件不够完善。少数单位以办公用房紧张为由至今还没有档案专用库房,有的单位档案库房合用,杂物较多,有的单位把档案散放在办公室内。部分单位档案摆放零乱,也没有建立全宗卷、借阅利用登记薄和档案移交接收清册。

4、业务知识不够熟悉。少数单位由于人事变动,档案员变动频繁和兼职过多,造成档案员业务素质难以提高,工作精力难以集中,工作任务难以高质量完成。还有个别单位档案员平时不参加业务培训,不学习业务知识,把年度档案整理工作全部推给中介机构,不参与业务实践,不懂不会问题突出。

三、几点意见:

为进一步做好档案工作,特提出以下意见:

1.强化意识,增强档案工作责任感。各单位要本着对历史负责的态度充分认识档案工作在单位日常工作中的重要地位和作用,自觉增强档案法制意识,进一步重视档案工作,关心档案事业发展,增强做好档案工作的责任感和使命感。

2.加强学习,提高档案工作水平。档案员要重视自身的学习和提高,通过各种途径自觉主动地学习档案业务知识,不断提升自身的业务水平。同时要争创条件,集中精力,严格执行各种档案管理制度,提高档案工作水平。

3.加强指导,加大档案业务的监管。在做好日常档案工作的同时,各镇(街道)档案员要监督指导各业务部门及村(社区)的档案工作,机关各部门档案员要监督指导好各业务科室和下属单位的档案工作,提升档案工作整体水平。

4、加大投入,提高档案信息化程度。各单位要充分认识开展档案登记备份工作的重大意义,加强领导,建立制度,加大投入,积极开展档案登记备份工作。要按照标准规范对保管期限为永久和长期(30年)的文书档案、永久和长期的其它档案开展数字化转换;对上述电子文件、数字化成果和电子业务数据及时向市档案馆进行备份;逐步建立面向全部室藏档案的目录数据库、归档电子文件数据库、多媒体数据库和重要档案全文数据库,积极创建数字档案室,进一步提高档案工作的信息化、网络化水平。

希望各单位加强对档案工作的组织领导,采取有力措施解决各种困难和问题,进一步提高档案工作水平。

附件:2011年度温岭市机关档案工作年检优秀单位名单

温岭市档案局 

二○一一年十二月三十一日

 

2011年度温岭市机关档案工作年检优秀单位名单

优秀单位共46个(排名不分先后):

太平街道、城东街道、城西街道、城北街道、横峰街道、泽国镇、松门镇、箬横镇、新河镇、石塘镇、滨海镇、城南镇、坞根镇、石桥头镇、纪委(监察局)、信访局、公安局、司法局、财政地税局、建设规划局、交通局、水利局、国土资源局、统计局、环境保护局、城市管理行政执法局、建工局、法院、检察院、工商行政管理局、质量技术监督局、人民防空办公室、供销合作社联合社、国家税务局、烟草专卖局、供电局、残联、慈善总会、中国电信股份有限公司温岭分公司、中国农业银行股份有限公司温岭支行、中国银行股份有限公司温岭支行、浙江温岭农村合作银行、浙江民泰商业银行、中国人民财产保险股份有限公司温岭支公司、中国人寿保险股份有限公司温岭市支公司、台州市住房公积金管理中心温岭分中心


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