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谈谈电子文件的档案管理


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现代社会越来越趋向数字化的信息社会,现在数字比特(‘1’和‘0’)已经可以记录诸如文字、声音、图像等诸多信息。随着办公自动化和“无纸化办公”的普及,传统的纸质文件将逐渐被电子文件所替代,这必然带来了电子文件档案的管理问题,这将是今后几年档案研究的重要课题。2000年9月将在西班牙塞维利亚召开的第十四届国际档案大会也已将“电子文件的档案的管理和利用”作为大会的主要议题之一。

一.电子文件的特点

要科学地管理电子文件档案,了解电子文件的特点非常重要。电子文件具有以下几个特点:

1.虚拟性和依赖性。电子文件是以电子字节bit(‘1’和‘0’)作为记录形式的,它必须通过计算机及其相应的软件系统处理后,才能被人们阅读和识别,因而它不能离开计算机硬、软件系统而独立存在。另外,电脑屏幕上呈现出来的文件及其格式,是经过计算机程序处理过的,同一电子文件可以被显示成各种不同格式,因此它只是一种虚拟的文件。

2.不稳定性。电子文件的不稳定性表现为三个方面。一是所依赖的系统的不稳定性,现在计算机软、硬件系统更新换代的速度迅猛,尤其是软件系统的更新换代,都会产生电子文件存储的数据结构是否兼容及其数据结构转换的问题。二是载体的不稳定性,用以存储电子文件的计算机软盘、光盘等化学磁性材料寿命较短,不易长久保存。三是电子文件具有可变性,其真实可靠性远不如纸质档案,随时面临被修改、盗窃、丢失、甚至销毁危险。

3.信息共享性。电子文件档案存到计算机网络上之后,可以不受时间和空间限制随时随地进行查阅和利用。

二.电子文件的归档问题

电子文件的归档,用传统的纸质档案的归档方法和程序显然是行不通的,针对这个问题,国外学者提出了“前端控制”的思想。在国际档案理事会电子文件委员会制订的《电子文件管理指南》(草案)中,将电子文件的生命周期划分为设计、形成、和维护三个基本阶段;并认为档案工作者干预电子文件的时机,应确定在电子文件管理系统的设计阶段。即尽可能把文件各个阶段的管理要求放在系统设计阶段予以考虑,把各种可能要预设的管理功能纳入系统中,以功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。这样,在生成电子文件的同时,就可以采用系统所具有的功能直接确定文件的归档范围,判定其保存价值,还可以及时设定用于检索的各种数据以及利用要求等等。这样做对保证归档文件的完整性、准确性和安全性具有决定性的意义。近年来我国广泛推行的文档一体化管理,其基本思路也是对整个管理系统实行前端控制。
归档的前端控制思想,打破了档案工作和文书工作的界限。冯惠玲教授在他的《电子文件时代新思维》中说:档案工作要把“势力范围”扩大到原来的文件工作阶段,归档不再是文件工作和档案工作的“结合部”,在归档之前就要进行某些“档案管理”的活动。

三.电子文件档案的鉴定

由于电子文件具有虚拟性和依赖性的特点,文件的内容难以独立支撑它的保存价值,还需要一定的技术状态作为保障,因此仅对电子文件的内容作出鉴定是不够的。法国档案学者哈罗尔德.瑙格勒首次提出了电子文件双重鉴定的思想,他认为“机读文件的鉴定包括文件所含信息的鉴定(内容鉴定)和文件技术状况的鉴定(技术分析)。这为电子文件的鉴定工作提供了一条全新的思路。

电子文件内容的鉴定用传统的“直接鉴定法”恐怕不行。直接鉴定法是逐份审阅文章的内容,确定其保管期限。由于电子文件虚拟性的特点,再加上电子文件数量剧多且内容繁杂,直接鉴定法将难以有用武之地。现在档案界的一些专家已经想到一种适合于电子文件的宏观的鉴定方法,这种宏观鉴定思想的要点是主要通过文件形成者的职能,而不是文件的内容来判断文件的价值。这种宏观鉴定法所面对的不再是单份文件,而是某种职能的文件,所以常常表现为一种“批处理”方式。而且这项工作宜及早进行,档案界普遍认为文件管理系统设计阶段是鉴定电子文件最合适的阶段。
电子文件的技术鉴定比内容鉴定更为重要,因为对电子文件的管理费用,大量转移到了为保障其安全性、可读性和易用性等所需要的技术设备和环境维护中。技术鉴定的内容,包括了对信息真实、可靠、完整、可读性的认定和文件载体性能的检测。

四.电子文件档案的保管和维护

由于电子文件档案的不稳定性,怎样保证档案信息的完整、真实、安全,做好电子文件档案的维护和保管工作,显得非常重要。

1.搞好电子档案载体的存放环境。电子档案载体应存放在防磁性能好的专用柜架内,环境温度可控制在15℃-24℃之内,湿度保持在45%-60%之间。同时注意防尘、防火、防有害气体等库房“七防”工作。

2.做好备份工作。由于电子档案载体的不稳定性和电子文件可变性的特点,做好电子文件档案的备份工作非常重要。这需要切实做好以下二个方面的备份:一方面要建立多套备份,一式两份或一式三份,并分开保管,以免电子档案载体意外损坏。另一方面针对电子档案载体寿命短的特点,最好每隔3年进行一次保护性复制。

3.要做好安全保密工作。首先,防止电脑网络上“黑客”们的攻击。现在黑客技术和手段越来越高明,仅靠一道简单的密码是根本阻挡不住黑客的,国内外一些部门采取设置“双层电子门”的办法,除使用磁卡身份证对访问者验明正身外,还要设置电子密钥,使用个人活动密码。纵是如此,我们也不能保证其百分百不被黑客高手入侵。还应使自己的电脑网络系统具有良好的逆流跟踪查找功能,以便及时查出黑客行踪,逮住恶意的黑客,给予法律上的制裁,这样可以起到威吓作用,使黑客们不敢入侵破坏你的系统。其次,还要严格防止计算机病毒。

4.对一些重要的电子文件,要有相应的纸质文件。现代已经有很多事实表明人类不能够过分地依赖高科技设备。由于电子文件档案的虚拟性和依赖性,假如发生意外或特殊情况(如战争、长时间停电、病毒感染等),致使电子文件赖以存在的计算机系统无法正常工作,那时我们对存在磁盘、光盘等载体上的电子档案将是束手无策。因此有适当的纸质文件备份也是非常必要的。

温岭市档案局 叶学政
1999年12月31日 


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