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谈归档电子文件的技术保护


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归档电子文件一般存储于光盘、磁带或磁盘上,由于其存储载体的特殊性,在技术保护上同传统纸质档案有着很大的差别,也产生了诸多不同的技术要求。

一、首先,根据存储载体自身的特点,分析一下载体寿命、环境因素和技术更新等方面对归档电子文件保管的影响。

1、载体的寿命问题。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁盘和磁带的支持体是聚酯底基,聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点;粘和剂起着连接底基和磁粉的作用,它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点,直接影响信息再现;磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素,它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。一般来说,硬盘的的寿命约为5-15年,磁带的寿命约为30-100年。
光盘是利用激光进行信息存取的,它呈圆盘状,由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。一般光盘的寿命约为15-40年。

2、环境温湿度对载体的影响。

在环境温度过高或过低情况下,磁性载体的支持休材料聚酯底基易膨胀或收缩变形,光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形,影响激光束精确定位和数据的读写。

当环境湿度过高时,光盘、磁盘和磁带会受潮生霉,造成载体上所记录信息局部丢失,大大降低了载体的寿命。

3、灰尘的危害。

灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面,造成记录信息的损毁;化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏,造成记录信息消失;生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者,也是霉菌的培养基、繁殖地,霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘,使数据丢失。

4、光线和有害气体对载体的影响。

有害气体和光线(特别是紫外线)对电子文件的破坏力很大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等,具有酸性和氧化性,在一定条件下,会腐蚀、破坏磁性载体和光盘,致使盘基和带基老化、变质和磁粉脱落,从而使电子文件信息丢失。

光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应,使盘基和带基老化、强度下降。同时,紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性,导致信号衰减,影响磁性记录信息的读写效果。

5、外来磁场和机械震动对载体的影响。
外来磁场作用于磁性载体,能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化,造成信号失落或信噪比降低,破坏记录信息,影响读出效果。此外,强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序,造成剩磁衰减,从而破坏记录信号。

6、计算机病毒和网络黑客对电子文件保管的影响。

随着互联网络的普及,计算机病毒和网络黑客也是无孔不入,由于电子文件具有可变性的特点,其安全性受到了严峻的考验,随时面临被篡改、盗窃、甚至销毁的危险。

7、技术更新对归档电子文件保管的影响。

电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的,必须通过计算机才能识读。一旦技术过时,则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面:

一是技术革新,使旧的存贮技术消失。在飞速发展的IT业中,电脑硬件、操作系统、应用软件及存储载体等不断地被新产品所替代,IT产品是真正的“短命鬼”。虽然绝大多数新产品承诺向下兼容,但其兼容的“代”数在跨越若干年后,旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出。

二是由于商业性的原因,使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。

一般说来,大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限,也就是说,技术过时对电子文件保管的影响显得更为重要。

 

二、针对以上各种影响归档电子文件保管的因素,应采取以下几种技术保护措施:

1、存储归档电子文件的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

2、环境温度选定范围:17℃~20℃;相对湿度选定范围:35%~45%。

3、归档载体应避免擦、划、触摸记录涂层;单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压;做好防尘、防光、防盗、防有害气体等工作。

4、存放时应远离强磁场和强热源,并避免强烈的机械震动。磁性载体应存放到防磁柜里保存。

5、归档时应进行多套备份,一式三套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。

6、要做好安全保密工作。设置归档电子文件的存取权限;对归档载体进行防写处理;设置网络防火墙和各种防病毒措施,防止计算机病毒和网络黑客的攻击;在有条件的情况下,可以采取电子签名的方式对归档电子文件进行保真。

7、归档电子文件一般都应采用通用的存储格式进行保存。特殊格式的电子文件,原则上应转换成通用格式的电子文件后再存储,如不能转换,应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

8、归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容,应进行归档电子文件的载体转换工作,原载体保留时间不少于3年。

9、对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。

10、对磁性载体上的归档电子文件,应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

参考文献:①国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档和管理规范》

 

温岭市档案局 叶学政
2007年1月10日 


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