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谈档案馆的网站建设


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当今社会,国际互联网已经是越来越普及,已经成为人们获取信息的重要隧道。档案馆要跟上时代潮流,对外提供档案信息资源等服务,就必须要建设档案网站。笔者根据自己的一些建站经验,粗略地列举几点建设档案网站所需考虑的问题:

一、网站服务器的选择

要建设一个网站,首先必须考虑把网站放在什么地方,即存储在什么服务器上。

服务器按托管方式不同,主要有三种选择方式:

一是自己架构服务器,这种做法成本太高,需要购置许多昂贵的硬件设备,并需专门的技术人员去日常维护,但是由于它是设在自己馆内的服务器,因此具有安全性能高和网站空间不受限制的优点,适合建设网上数字档案馆等所需数据量庞大的网站。

二是请外单位托管主机或租用独立主机,这种方式在投入成本和服务器的功能方面与第一种方式大致相同,只是省去了服务器的日常维护工作。

三是租用外面网络公司的虚拟主机。所谓虚拟主机,就是把一台真正的主机分成许多的虚拟的主机,每一台虚拟主机都具有独立的域名和IP地址,具有完整的Internet服务器功能;虚拟主机之间完全独立,在外界看来,每一台虚拟主机和一台独立的主机完全一样;由于多台虚拟主机共享一台真实主机的资源,每个虚拟主机所需的硬件费用、网络维护费用、数据专线的费用均大幅度降低,其租费也随之大大降低。档案馆采用这种方式具有投入成本低和无需亲自维护服务器的优点,其缺点就是网站空间受到了限制;另外,由于服务器是外单位所有和管理的,所以信息的安全受制于别人。这种方式适用于数据量不是很庞大的网站,现在省内的大多数档案馆都采用这种方式进行建设网站。
按照服务器主机的不同操作系统,有Unix主机、Windows NT主机、Windows Server 2000主机等不同选择方式。Unix平台的服务器可进行PHP动态网页的设计;Windows NT和Windows Server 2000平台的服务器可进行ASP动态网页的设计,有一些还具备Frontpage扩展功能。档案馆可根据自身的特点任选一种服务器进行建站。

无论选择何种服务器,都必须要求服务器功能要强大,对数据库的支持必不可少,安全稳定性要高,响应处理速度要快,很难想象一个很慢的网站会有几个人有兴趣去耐心地访问。

二、网站制作方式的选择

网站的制作方式,从省内的情况看,主要有两种制作方式:

一是服务器提供模板自助建设的方式。例如现在省内大多数档案馆采用的依托“数字浙江”的建站方式,采用这种方式制作网页简单,非专业人员只要稍加培训就可以自己动手制作网站,这种方式较好地把网站建设复杂的专业化变成了简单的平民化。但是它的缺点就是网站个性化不强和一些功能受到了限制。

二是自建网站。这种制作方式功能完备,可根据不同要求制作静态网页或动态网页,并可结合数据库的应用,还可根据自己的创意建设各种不同风格的网站,它的缺点就是专业性太强。

三、网站栏目的规划

一个完整的档案网站,应当具备介绍性、宣传性、展示性、查阅性、交流性等性质的栏目。

1、介绍性栏目,比如局馆介绍、馆藏介绍、查档指南、政务公开等栏目。

2、宣传性栏目,比如档案法规、动态信息、档案百科等栏目。

3、展示性栏目,比如网上展厅、专题照片、视听档案播放等栏目。

4、查阅性栏目,比如开放档案目录检索、档案原文检索、现行文件查阅等栏目。

5、交流性栏目,比如在线咨询、网上答疑、档案论坛等栏目。一个好的档案论坛栏目可以达到积聚网站人气,提高网站知名度的目的。

四、网站网页的设计

网站的总体设计应力求结构紧凑,层次分明,便利访问者的访问。网页的设计可结合Flash、图片处理等技术,做到图文并茂,美观大方。网站中每个网页的风格应趋于一致,网页的主色调以笔者的意见是应偏向蓝色,以体现档案“兰台”风格。

五、上网资料的审核

档案信息资源的开放和档案的保密性

目前还是一大矛盾,哪些信息可以上网,哪些信息不可以上网,现在并没有统一的标准。目前所需做的就是严格把关,加强上网资料的审核,禁止误把一些涉密文件上网。

六、网站的宣传和推广

网站做好之后,需要宣传和推广,以提高网站人气和点击率。传统的方法有通过报纸、电视、发名片的方式进行宣传。在网上可与多家网站建立相互链接,比如与当地政府网建立相互链接,与其他档案网站建立相互链接等。另外非常重要的一点,就是让网上的各种搜索引擎数据库包含有我们网站的各个信息。毕竟现在大部分上网者都是通过搜索引擎来查找信息的,现在网上主流 的搜索引擎(比如google、百度、雅虎等)都是通过自动地方式在网上抓取网页信息的,无需我们亲自动手去他们网站添加信息。但是要保证我们网站的每一个网页都能准确地被各种搜索引擎自动抓取到,我们设计网站时,必须要做好这样的设置:

1、确保每个网页都可以通过一个文本链接到达。

2、给每个网页加上与正文相关的标题,这样可以让利用者快速查阅到该网页。

3、如果是动态网页,需控制一下参数的数量和URL的长度。

七、网站的更新、维护和管理

建设网站并不是一朝一夕的事,网站开通之后,还需要不断地更新和完善它,使网站的内容始终保持新鲜感,使其功能越来越强大,这样才能吸引更多的访问者访问网站。现在浙江省档案局开展的全省优秀档案网站评比活动对各地档案网站的建设起到了很好的激励作用。

网站的维护和管理,主要是保证网站安全稳定地运行,做好防病毒、防黑客、网站备份等工作。

 

温岭市档案局 叶学政
2006年1月12日 


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